Loading...Um die Arbeitszeit mehrerer Mitarbeiter zu planen, greifen Schichtplaner entweder zu kopierten Vorlagen und Bleistift, oder holen sich elektronische Hilfe. Ist Microsoft Excel auf dem PC installiert, ist das Dienstplan erstellen mit Excel anhand dieser kostenlosen Vorlage langfristig für den kompletten Mitarbeiterstamm in überschaubarer Zeit erledigt.
Dienstplan erstellen mit Excel Download für Hotels, Restaurants oder andere Einrichtungen
Die Dienstplan-Bearbeitung eignet sich für alle Einrichtungen, deren Mitarbeiter nach einem regelmäßigen Dienstplan arbeiten, also beispielsweise Hotels oder Restaurants. Ab Werk sind bis zu zehn Mitarbeiter vorgesehen. Die Vorlage lässt sich jedoch nach Belieben erweitern und kann so auch für die Personalplanung größerer Mitarbeiterstämme verwendet werden. Dabei berücksichtigt der kostenlose Download zum Planen der Arbeitszeit. Intervalle und Arbeitsrhythmen sowie Schulzeiten etc. Eine detaillierte Anleitung unterstützt bei der sinnvollen Handhabung.
Wie funktioniert das Dienstplan erstellen mit Excel? (Bild: Pixabay/Redaktion)
Erste Schritte beim Dienstplan erstellen mit Excel
Im Gegensatz zum opulenten Namen “Erstellung von Dienstplänen mit Excel” ist der Excel Dienstplaner Download schlank und kann nach dem Entzippen direkt ausgeführt werden. Beim ersten Start sind die Makros in Excel über die Schaltfläche Inhalte aktivieren freizuschalten. Nun erwartet Anwender zunächst eine detaillierte Anleitung. Zudem sind einige Stammdaten, wie der Name des Betriebs, die Anzahl der Mitarbeiter und die Namen für bis zu drei Schichtpläne einzugeben. Nach einem Speichervorgang erstellt der Excel Schichtplaner nun automatisch die ersten Steuertabellen und Pläne. Es empfiehlt sich definitiv, die Anleitung zunächst zu lesen, da eine ganze Reihe an Funktionen die Arbeit gerade bei aufwendigeren Plänen deutlich erleichtern.
Erstellung von Dienstplänen mit Excel
Zugegeben, ganz einfach ist es nicht, anhand der kostenlosen Vorlage einen Dienstplan zu erstellen mit Excel. Hat man sich jedoch mit Kürzeln und Handhabung erst einmal angefreundet, lassen sich verschiedene Bedingungen berücksichtigen und weitestgehend automatisch berücksichtigen. So plant man zum Beispiel Azubis und ihre Schulzeiten ein und berücksichtigt Mitarbeiter auf Stundenbasis, die zum Beispiel nur zweimal die Woche vor Ort sind. Gleichzeitig können feste Mitarbeiter und ihre Urlaubszeiten im Schichtplaner eingeteilt werden.
Dienstplan erstellen mit Excel: Schnellstart und Bedienung. (Bild: Screenshot Fast EDV)
Sind die Regelarbeitszeiten in der sogenannten Steuertabelle eingegeben, lässt sich durch Betätigen der Tasten Strg+N ein Dienstplan erstellen für die kommende Kalenderwoche. Alle in der Steuertabelle hinterlegten Mitarbeiterdaten werden automatisch berücksichtigt, die Arbeitszeiten eingetragen und automatisch die tägliche sowie wöchentliche Gesamtarbeitszeit berechnet. Den Dienstplan erstellen Personaler übrigens auf Wunsch für das laufende und kommende Jahr – schnell und einfach.
Die Regelarbeitszeiten werden in der Steuertabelle eingegeben. (Bild: Screenshot Fast EDV)
Wichtige Hinweise zur Bedienung der Dienstplan-Tabelle:
- Zunächst über “Fenster” den zu bearbeitenden Dienstplan aktivieren.
- Über “Extras – Dienstplan – Neue Woche” (oder Strg+N) eine neue Kalenderwoche erzeugen.
- Grundlage hierfür ist die vorhergehende Kalenderwoche. Die Zeiteinträge werden entsprechend den Einträgen in Tabelle “ST” vorgenommen.
- Über “Extras – Dienstplan – Aktualisieren” (oder Strg+A) die vorhandenen Kalenderwochen aktualisieren.
- Wenn ein bereits vorhandener Ablauf geändert werden soll, muss man zunächst die bereits eingetragenen Zeiten ab diesem Zeitpunkt löschen.
- Für jeden Mitarbeiter kann eine Pausenzeit angegeben werden, die bei der Zeitberechnung berücksichtigt wird.
- Diese Eintragung sollte in die 1. KW nach “ST” vorgenommen werden.
Einschränkungen von Erstellung von Dienstplänen mit Excel
Auf 10 Mitarbeiter begrenzt.
Pro
- Detaillierte Anleitung inklusive
- Berücksichtigt Intervalle & Schichten..
- ..sowie Schulzeiten von Auszubildenden
Contra
- Ohne Einarbeitung schwer zu handhaben
Fazit von Rainer W. zu Erstellung von Dienstplänen mit Excel
Der Erstellung von Dienstplänen mit Excel Download ist eine recht flexible und weitreichende Lösung für die Arbeitszeitplanung. Das lässt sich beim ersten Beäugen erstmal nicht vermuten, wird jedoch beim genaueren Hinsehen immer klarer. Schade sind die fehlende Gesamtauswertung der Arbeitszeit pro Monat oder Jahr – das wäre sicherlich noch ein leckeres Feature für den Freeware Excel Dienstplaner. Dennoch ist die kostenlose Excel Vorlage einer der beliebtesten Arbeitszeitplaner.
